Josh Zweig a récemment vécu et travaillé en Argentine pendant plusieurs mois. (tous droits réservés)

En 2013, les CPA Josh Zweig et Chad Davis ont fondé la société LiveCA, premier cabinet comptable canadien exclusivement en ligne. Depuis, leur boîte a grossi au point de devenir le plus grand cabinet comptable virtuel au Canada. Et comme les 62 membres de l’équipe peuvent travailler de partout sur la planète, on peut aussi bien les trouver dans l’ouest du Canada que dans le sud de l’Espagne.

CPA Canada s’est entretenue avec MM. Zweig et Davis au sujet des outils qu’ils mettent à contribution pour communiquer entre collègues et avec leurs clients, mais aussi – point très important – pour organiser au mieux leurs journées de travail. Au moment de notre entretien, M. Zweig était installé à Buenos Aires, en Argentine, et M. Davis était garé à Victoria, au Canada, escale dans son périple en Amérique du Nord en autocaravane, avec sa conjointe et leurs deux enfants.

CPA CANADA : Quel rôle jouez-vous au sein de LiveCA?
JZ : Je porte trois casquettes : celle de propriétaire d’une entreprise, celle de vendeur et celle de dirigeant d’une équipe.

CD : Au fur et à mesure de notre croissance, mon rôle de cofondateur a évolué. Je m’occupe maintenant davantage des « affaires extérieures », de l’essor des partenariats et, conjointement avec Josh, de la vente de nos services. Je conçois, par exemple, des flux de travail avec des clients potentiels.

CPA CANADA : Quels outils votre équipe utilise-t-elle pour ses communications?
JZ : Nous nous servons tous de Slack pour les communications au quotidien; je ne reçois jamais de courriel interne. L’application Slack est conçue pour les équipes. C’est une des applications les plus utilisées chez les amateurs de technologies de pointe. Je trouve que cet outil a bien plus de fonctionnalités que d’autres applis de messagerie que nous avons déjà utilisées. Plusieurs canaux sont disponibles, si bien qu’on peut communiquer avec l’équipe ou voir ce qui se passe dans les différents secteurs de l’entreprise. Il y a notamment un canal « Travel », qui permet aux employés de prévoir des rencontres, et le canal « Heartbeat », où sont affichées les nouvelles importantes dont tout le personnel doit être mis au courant.

CD : Slack nous a aussi permis de faire des choses pas mal sympas, à distance, par exemple l’organisation d’un échange de cadeaux de Noël à l’aide d’un robot logiciel, ou encore l’envoi d’emojis taco en guise de remerciements virtuels.

CPA CANADA : Quels autres outils utilisez-vous au quotidien?
JZ : J’utilise Google Agenda, qui permet à l’équipe de savoir si je suis en réunion, ainsi qu’un système de réservation de plages horaires appelé Calendly, pour mes rendez-vous avec des clients. Je me sers également beaucoup de Karbon, un système de gestion de la relation client et de gestion de cabinet conçu pour les comptables. Je gère aussi mes courriels au moyen de cet outil.

CPA CANADA : Utilisez-vous le téléphone?
CD : Étant donné que nous sommes répartis en plusieurs endroits, je dois utiliser le téléphone, le courriel et le clavardage vidéo. Depuis quelques années, je me sers de Zoom pour la vidéoconférence, à raison de quatre à huit fois par jour.

JZ : Je suis au téléphone une grande partie de la journée; un appel n’attend pas l’autre.

CPA Canada : Vous sentez-vous débordé, parfois?
JZ : Je dirais que tous se sentent parfois submergés, mais ce qui importe, c’est la façon dont on compose avec ces situations. Si vous vous dites « Oh... je suis pas mal stressé », il va de soi que l’anxiété se fera sentir. Mais j’aime faire une analogie avec le gym : quand vous faites travailler vos muscles, c’est ce qui leur permet de se développer. Il m’arrive parfois de ressentir du stress, quand je sors de ma zone de confort, mais ça contribue à mon perfectionnement professionnel et ça rend mon travail stimulant.

CD : Quand je me sens débordé, je m’efforce de ne pas trop m’en faire avec ça. Plutôt, je tâche de voir comment je pourrais éviter une telle situation, dans l’avenir. Ainsi, j’en suis venu à déléguer certaines tâches et à transmettre à des collègues des connaissances que j’étais autrefois seul à posséder. Les propriétaires d’entreprise qui tentent de tout faire eux-mêmes, ou presque, n’aident personne, croyez-moi.

CPA CANADA : Prenez-vous encore des vacances?
JZ : Oui. Je fais ce que j’appelle des sprints : je travaille sept jours sur sept pendant quatre ou cinq semaines, puis je prends quatre ou cinq jours de congé.

CD : Sur le plan personnel, le temps avec ma famille est ma priorité. Alors je réserve un bloc de trois heures la semaine à mes enfants, à qui Olga [sa femme] fait l’école pendant notre périple en autocaravane. Ça lui permet de se changer les idées et ça me permet de prendre part à leur éducation. Par ailleurs, j’ai comme règle de faire du jeudi une journée sans appels téléphoniques.

CPA CANADA : Travaillez-vous le soir ou le week-end?
JZ : Pour que j’annule ce que j’ai de prévu en soirée, il faudrait que ce soit une grosse urgence. Je me réveille à 8 h, je me rends à un gym extérieur où m’attend mon entraîneur personnel, puis j’entreprends ma journée de travail. J’ai un emploi du temps très strict. Si on souhaite me parler le soir, j’essaie de me rendre disponible, mais si j’avais déjà des plans, je suggère d’autres moments.

CD : Pendant quelques années, j’ai travaillé le week-end, mais, honnêtement, il n’y a pas grand mérite à faire ça. C’est une des raisons qui m’ont poussé à parcourir l’Amérique du Nord à temps plein, avec ma famille. Depuis un an et demi, j’ai tous mes week-ends et je m’en réjouis.

En cette ère où nous sommes constamment dérangés, je pense qu’on pourrait tous se rendre service en lisant un livre que les fondateurs de Basecamp ont intitulé It Doesn’t Have to be Crazy at Work. On y parle beaucoup de l’importance de se focaliser sur ses tâches, mais aussi d’exigences ridicules nées ces 20 dernières années, comme s’attendre à une réponse en quelques minutes au travail. Être très occupé, réellement ou en apparence, a longtemps été perçu comme un signe d’efficacité, mais prioriser la croissance de l’entreprise s’est fait au détriment de la santé des employés.

CPA CANADA : Quel conseil donneriez-vous à d’autres CPA sur la façon de gérer leurs communications?
JZ : Je leur conseillerais de devenir ou de rester maître de leur emploi du temps, pour commencer. Je n’envoie pas de textos ni de messages instantanés à des clients ou à des collègues, parce que ça aurait comme conséquence d’imprégner ma vie sociale, sans oublier que c’est là une grande source de distraction. Plus vous pouvez canaliser vos communications dans un seul système, mieux vous pourrez classer les points à régler par importance, dans une séquence appropriée. Voilà ce que je considère comme une journée de travail efficace.

CD : Oui, et je dirais qu’il faut avoir un soutien digne de ce nom, autour de vous. Dès le départ, il est important que vous ainsi que votre ou vos partenaires d’affaires ayez les mêmes convictions au sujet des finances, de la qualité du service et d’autres points importants, parce que tout ça aide à fixer les attentes. Depuis la fondation de notre cabinet, de nouveaux membres se sont joints à la direction et aux associés, et nous avons créé des postes. Si votre entreprise n’est pas empreinte d’une véritable culture de soutien les uns envers les autres, alors les communications au sein d’une équipe de télétravailleurs risquent d’être compliquées à gérer.

POINT DE VUE DE COMPTABLES QUI CONCRÉTISENT L’INNOVATION

Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur la façon de travailler de Josh Zweig et de Chad Davis, et en quoi leur sens de l’innovation illustre l’idéal canadien d’une saine gestion.