Conseils pour une prestation de services fiscaux de grande qualité

La fiscalité a toujours été parmi les secteurs les plus exigeants de la profession, en raison de l’évolution du système fiscal canadien. Il est peu étonnant de constater que les réclamations en assurance responsabilité professionnelle soient souvent liées à des services fiscaux. En fait, les statistiques montrent que les problèmes liés aux services fiscaux sont la principale source de réclamations en assurance responsabilité professionnelle visant les petits et moyens cabinets (PMC), tant au chapitre du volume que du montant.

Dans le présent billet, nous :

• ferons le point sur certaines tendances actuelles concernant les réclamations visant les services fiscaux;
• vous présenterons des suggestions et des exemples pratiques vous permettant d’atténuer le risque fiscal et d’augmenter l’efficience et la rentabilité de votre cabinet;
• mettrons l’accent sur deux des trois principaux éléments de risques fiscaux – les choix relatifs au compte de dividendes en capital (CDC) et la planification successorale – et approfondirons les raisons pour lesquelles ces éléments posent un si grand risque;
• vous présenterons des ressources de CPA Canada pouvant vous aider dans la prestation de services fiscaux de grande qualité.

Hausse des réclamations visant les services fiscaux

Selon les plus récentes statistiques du Régime collectif d’assurance responsabilité professionnelle des CPA inc. (Régime de CPA Canada), les réclamations visant les services fiscaux ont grimpé de 60 % au cours des dix dernières années, et le montant moyen des réclamations a triplé.

Malcolm D’Souza, vice-président directeur du Régime de CPA Canada, nous a entretenus de quelques-uns des problèmes persistants qui sont à l’origine de ces réclamations.

Ordonnances de rectification

Par le passé, les ordonnances de rectification constituaient un moyen pratique pour les contribuables de corriger diverses erreurs fiscales. Par contre, dans les arrêts Canada (Procureur général) c. Hôtels Fairmont Inc. (2016 CSC 56) et Groupe Jean Coutu (PJC) inc. c. Canada (Procureur général) (2016 CSC 55), la Cour suprême du Canada a largement limité l’utilisation de ce type de recours, ce qui accentue d’autant plus l’importance de la mise en place de processus de contrôle qualité adéquats dans votre cabinet pour éviter ces erreurs.

Planification successorale

Le volume de travail de planification successorale accompli par les membres connaît une forte augmentation. La planification fiscale que nécessite la planification successorale est à un tel point complexe que les réclamations y ayant trait ont doublé au cours des cinq dernières années. Nous aborderons plus en détail ci-après les risques liés à la planification successorale et la façon de les atténuer.

La hausse des réclamations visant les services de fiscalité qui découlent des problèmes observés par le passé se poursuit : expertise technique inadéquate, manque de rigueur, piètre communication et documentation lacunaire. Pour en savoir plus, consultez notre billet de blogue précédent.

Pratiques exemplaires pour la prestation de services fiscaux de grande qualité

Nous avons demandé à un certain nombre de PMC de nous faire part des pratiques exemplaires qu’ils ont mises en place pour atténuer les risques fiscaux. Les mêmes réponses sont souvent ressorties, ce qui nous a permis de relever les principales mesures qu’ils ont prises en ce qui concerne trois aspects critiques :

• formation et perfectionnement;
• systèmes;
• communication et consignation.

Nous aborderons plus loin chacun de ces éléments. À la fin du présent billet se trouve une liste de contrôle énumérant les caractéristiques essentielles d’un cabinet de services fiscaux performant. L’expérience montre que les PMC qui appliquent ces pratiques et les respectent scrupuleusement font non seulement l’objet de moins de réclamations d’assurance, mais gagnent aussi en efficacité.

Formation et perfectionnement

Les règles fiscales sont en constante évolution. Pour réaliser des missions de fiscalité, il vous faut posséder des connaissances fiscales à jour, pertinentes et appropriées. C’est pourquoi la formation et le perfectionnement professionnels sont importants. Il est tout aussi important d’encourager l’apprentissage par l’intermédiaire de conversations informelles au travail.

Il vous faut certes les connaissances et les compétences nécessaires à la prestation des services, mais aussi celles qui vous permettent de déterminer quand il faut faire appel à un expert, ce qui constitue un excellent moyen pour atténuer les risques. Votre efficacité s’en trouvera améliorée, car vous pourrez vous concentrer sur les travaux qui sont dans votre champ de compétences.

Systèmes

Un bon cabinet de services fiscaux repose sur des systèmes solides permettant le signalement et l’atténuation des risques fiscaux, ce qui comprend des politiques et des processus d’acceptation de relation client, d’établissement de la tolérance au risque ainsi que de suivi et de gestion des dossiers et des échéances. Il faut également tenir compte des questions de cybersécurité de respect de la vie privée.

Évidemment, les pratiques exemplaires ne fonctionnent que si elles sont respectées à la lettre. Pour mener à bien ces processus et en effectuer le suivi, les PMC devraient aussi élaborer des listes de contrôle et se doter de tout autre outil qu’ils jugeront utile.

Communication et consignation

Pour assurer la prestation de services de grande qualité, il est impératif de consigner en dossier les travaux réalisés pendant la mission ainsi que toutes les communications s’y rapportant, que l’interlocuteur ait été un collègue en interne, un client, l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou toute autre personne.

Le premier document à verser dans vos dossiers est la lettre de mission signée, laquelle établit l’étendue convenue de la mission. Pour fournir des services fiscaux de grande qualité, il vous faut également élaborer des lignes directrices portant sur la consignation des communications et des travaux réalisés dans le cadre de la mission. L’établissement d’une orientation claire concernant les attentes pour chaque dossier favorisera l’uniformité des travaux au sein du cabinet et vous assurera de disposer de dossiers adéquats en cas de litige.

Gestion des risques fiscaux courants : choix relatifs au CDC et planification successorale

Lors du plus récent congrès et expo L’UNIQUE de CPA Canada, nous avons abordé deux questions fiscales courantes et la façon d’atténuer les risques fiscaux connexes.

Choix relatifs au CDC

Les problèmes que posent le CDC et les dividendes en capital d’une société sont une source intarissable d’importants risques fiscaux.

À l’origine de ces problèmes se trouve le processus de versement de dividendes en capital en deux étapes : d’abord, la déclaration du dividende en vertu du droit des sociétés, puis le choix de la désignation de ce dividende comme dividende en capital. Les erreurs les plus fréquentes consistent à verser le dividende au mauvais moment, ou à verser un montant trop élevé. Dans les deux cas, il est possible qu’un montant trop élevé ait été désigné comme dividende en capital et que l’impôt de la partie III s’applique, ou qu’un choix doive être fait afin que l’excédent soit traité comme un dividende imposable distinct.

Le processus en deux étapes complexifie le traitement de l’excédent : il faudra soit corriger le montant du dividende, soit modifier le moment du versement du dividende, ce qui peut soulever des questions d’ordre juridique et exiger une rectification. Compte tenu des arrêts récents de la Cour suprême du Canada concernant les ordonnances de rectification, il faut redoubler de prudence pour éviter ces problèmes.

Au moment de la déclaration d’un dividende en capital, vous devez vous poser les questions clés suivantes :

Questions concernant le montant du dividende en capital

• À quand la dernière vérification du solde du CDC par l’ARC remonte-t-elle? Les écarts entre le solde calculé par l’Agence et celui que vous avez calculé ont-ils fait l’objet d’un examen?
• S’agit-il d’un nouveau client? Dans l’affirmative, disposez-vous de l’ensemble de son historique? Les incidences des avis de cotisation et des réorganisations d’entreprise, par exemple, sont-elles prises en compte dans le calcul du solde du CDC?
• Sur quelle source vous appuyez-vous pour déterminer le solde : l’ARC, le client ou l’ancien comptable du client? Quelle que soit votre source, assurez-vous de l’indiquer au client dans la lettre de mission.

Questions sur le moment du versement

• Le CDC compte-t-il plus d’un élément? A-t-on déterminé chaque élément avec exactitude, compte tenu surtout du moment du versement du dividende?
• Des fiducies ou des sociétés de personnes participent-elles à l’opération? Si tel est le cas, il faut garder à l’esprit que lorsqu’un dividende en capital transite par l’une de ces entités, le moment de son inclusion dans le CDC de la société par actions qui reçoit ce dividende n’est pas le même que si elle l’avait reçu directement. Des questions similaires se posent dans le cas des gains en capital et d’autres montants attribués par une fiducie ou une société de personnes aux bénéficiaires ou aux associés.
• Au moment de la production de l’annexe 89, a-t-on examiné le moment où sont intervenues toutes les autres opérations?

Ce type de questions peut être traité efficacement à l’aide d’une liste de contrôle.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il est essentiel selon nous que vous compariez votre calcul du solde du CDC avec celui de l’ARC. Bien que le calcul de l’ARC soit fort utile, il ne faut pas s’y fier sans qu’une vérification indépendante soit effectuée. Si l’ARC prend connaissance après-coup de renseignements supplémentaires influant sur son calcul du solde, elle vous transmettra un avis de cotisation indiquant le solde révisé.

Planification successorale

Les professionnels en fiscalité constatent une hausse des missions de planification successorale en raison du vieillissement de la population. Ces missions comportent un risque plus élevé qu’à l’habitude, et pas seulement en raison de questions techniques. D’entrée de jeu, le terme « planification successorale » pose un risque, car il peut signifier quelque chose de différent pour chaque personne. Il est donc très important que la lettre de mission précise les travaux qui seront effectués.

Voici d’autres facteurs de risque que comportent ces missions :

• Il arrive souvent que plusieurs générations ou membres d’une même famille soient visés par la planification; il pourrait donc être difficile pour vous de travailler pour toutes ces personnes sans créer de conflit. Déterminez précisément pour quels membres de la famille vous travaillez et vérifiez si les autres ont leurs propres conseillers.
• Il peut s’avérer nécessaire de faire appel à des experts de domaines autres que la fiscalité. Vous pourrez ainsi traiter de questions liées notamment au droit de la famille, au droit des sociétés et à la planification financière. Bon nombre de CPA agissent en tant que quart-arrière pour coordonner le tout. Il est alors essentiel d’avoir un plan pour déterminer qui fait quoi.
• Il faut tenir compte de la dynamique familiale. Tout plan technique, aussi bon soit-il, peut dérailler si les questions ne sont pas intégrées adéquatement.
• Chaque aspect de la planification successorale comporte des questions techniques qui lui sont propres; leur identification est cruciale.

La communication et la consignation des informations sont primordiales dans les missions de planification successorale. C’est pourquoi une liste de contrôle exhaustive indiquant les questions dont il faut tenir compte dans le cadre de ces missions compte parmi les meilleurs outils vous permettant d’identifier, de gérer et d’atténuer les risques.

Ressources de CPA Canada touchant les services fiscaux

CPA Canada a travaillé sur de nouveaux outils et de nouvelles ressources en fiscalité pour vous aider à accroître l’efficacité de votre cabinet de services fiscaux. Nous présentons ci-après ceux qui sont déjà à votre disposition ainsi que ceux à venir.

Outils et modèles

Le Guide sur la compilation, les services fiscaux et la gestion de cabinet (GCSFGC) propose des outils accessibles dès maintenant, ou qui le seront sous peu, notamment :

• un modèle de lettre de mission d’observation fiscale;
• des listes de contrôle pour la préparation des déclarations T1, T2 et T3;
• des lettres d’envoi des déclarations T1, T2 et T3;
• une liste de contrôle relative à l’acceptation de la relation client (en cours d’élaboration);
• une liste de contrôle relative au CDC (en cours d’élaboration);
• une liste de contrôle relative à la planification successorale (à venir).

Questionnaire de gestion du risque fiscal

Nous élaborons un nouveau questionnaire de gestion du risque fiscal qui servira d’outil d’autoévaluation destiné aux PMC pour les aider à cerner les risques auxquels sont exposés leurs services de fiscalité.

Formation et documents de réflexion

De nombreux organismes provinciaux ou régionaux de CPA offrent un cours en ligne complet d’une journée, intitulé « Income Tax – Administration and Risk Management », qu’ils proposent virtuellement ou sur demande. Pour obtenir les disponibilités, veuillez consulter le site Web de votre organisme provincial ou régional de CPA.

Comme nous l’avons mentionné plus tôt, vous trouverez plus de renseignements sur ce sujet dans ce billet de blogue sur la fiscalité. De plus, vous pouvez visionner notre présentation au congrès L’UNIQUE 2021 qui porte sur la question.

Informations à venir

Si vous adoptez les pratiques suggérées dans le présent billet de blogue, vous serez sur la bonne voie pour accroître l’efficacité et l’efficience de votre cabinet de services fiscaux. Nous chercherons sans relâche à développer d’autres outils et ressources pour soutenir vos services de fiscalité, et nous vous tiendrons au courant des nouveautés.

Liste de contrôle : Pratiques exemplaires en fiscalité

Formation et perfectionnement

Nous vous recommandons vivement d’adopter les pratiques courantes ci-dessous en matière de formation et de perfectionnement :

•  Établir les attentes en matière de perfectionnement professionnel envers les membres de votre personnel qui effectuent des travaux de fiscalité afin qu’ils soient au fait des nouveautés dans le domaine.
•  Veiller à ce que les professionnels en fiscalité qui effectuent des travaux de planification fiscale plus pointus aient la formation requise en fiscalité, par exemple en demandant à un collègue qui a terminé le Programme fondamental d’impôt ou qui détient une maîtrise en fiscalité de réaliser les travaux ou de les passer en revue.
•  S’abonner aux ressources fiscales appropriées, comme les plateformes de recherche et les bulletins de perfectionnement professionnel en fiscalité.
•  Instaurer un environnement propice à l’apprentissage continu et à la mise en commun d’information au sein du cabinet grâce à des discussions ou des réunions périodiques sur l’évolution du cabinet.
•  Envisager la rétroaction du personnel et les évaluations comme des occasions de formation et des possibilités d’apprentissage.

Systèmes

Voici quelques éléments devant être intégrés à vos systèmes :

•  Un ensemble bien défini de protocoles relatifs à l’acceptation de la relation client pour vous aider à repérer les risques liés à la mission ainsi que les conflits potentiels et à déterminer si vous possédez l’expertise technique nécessaire pour accepter la mission, ainsi qu’à tenir compte des facteurs propres au client, comme les antécédents de poursuites, les litiges relatifs aux honoraires, les différends entre actionnaires ou membres de la famille et les changements fréquents de conseillers.
•  Un système vous permettant de déterminer, de manière appropriée, l’ensemble des compétences et l’attribution des travaux en fiscalité, s’il est nécessaire d’effectuer une revue de deuxième niveau et s’il vous faut faire appel à un professionnel en fiscalité ou à un autre professionnel (avocat, évaluateur, etc.).
•  Un système complet de gestion des dossiers pour que ceux-ci soient organisés et bien consignés, ainsi que pour faire le suivi des délais et des dates limites de production.
•  Des listes de contrôle et des manuels de fiscalité.
•  Un logiciel de fiscalité et des systèmes fiscaux à jour.
•  Des contrôles informatiques pour composer avec les problèmes de cybersécurité et de respect de la vie privée.

Communication et consignation

Voici quelques pratiques exemplaires en matière de communication et de documentation :

•  Obtenir une lettre de mission signée pour chaque mission afin que votre client ait une bonne compréhension de l’étendue et des modalités de la mission.
•  Établir des lignes directrices en matière de consignation des informations en dossier qui garantissent le niveau approprié de documentation pour la mission, y compris la façon de consigner les recherches, l’analyse et les conclusions tirées, les discussions avec les clients et la confirmation des instructions du client.
•  S’assurer que tous les conseils importants sont formulés par écrit.
•  Établir des règles sur l’utilisation du courriel et s’assurer de passer en revue tous les conseils envoyés par courriel.
•  S’assurer que toutes les instructions du client sont consignées en dossier.
•  Identifier les personnes (employés du client, membres de la famille, etc.) avec qui il faut communiquer.
•  Faire en sorte que toutes les parties soient au courant toute nouveauté importante.

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