Frais de bureau à domicile pour 2021 : prolongation des règles temporaires

Précision : Le présent billet est une mise à jour du texte publié sur notre blogue le 11 février 2021, lequel résumait les règles applicables à l’année d’imposition 2020. Cette mise à jour porte principalement sur l’année d’imposition 2021.

Comme des millions de Canadiens continuent de travailler à domicile en raison de la pandémie, le gouvernement fédéral a annoncé dans le cadre de sa Mise à jour économique et budgétaire de 2021 que les règles temporaires sur les frais de bureau à domicile introduites en 2020 s’appliqueront aussi aux années d’imposition 2021 et 2022, et que le montant maximal accordé en vertu de la méthode à taux fixe passera à 500 $. Par conséquent, on continuera d’utiliser les formulaires T777S, État des dépenses d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19, et T2200S, Déclaration des conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19.

Dans le présent billet, nous traiterons des sujets suivants :

• les principales règles fiscales applicables;
• le processus temporaire (mis à jour) de demande de déduction pour frais de bureau à domicile;
• les considérations relatives au formulaire T2200 pour les employeurs.

Survol des règles fiscales applicables aux frais de bureau à domicile

En temps normal, les employés qui veulent déduire leurs frais de bureau à domicile doivent respecter deux grandes conditions.

Premièrement, le contrat d’emploi du particulier doit l’obliger à maintenir un espace de travail à domicile et à payer les dépenses qui s’y rattachent. Les employeurs attestent cette exigence dans les formulaires T2200 remis à leurs employés, et les employés ne peuvent demander une déduction que s’ils ont ce formulaire.

Deuxièmement, l’employé doit satisfaire à l’une ou l’autre des conditions suivantes concernant l’utilisation de l’espace de travail :

• accomplir principalement (soit plus de 50 % du temps) les fonctions de la charge ou de l’emploi à cet endroit;
• utiliser l’espace de travail exclusivement aux fins de tirer un revenu d’emploi et pour rencontrer des clients de façon régulière et continue dans le cadre de son travail.

Ces règles n’ont pas changé; les modifications apportées par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour l’année d’imposition 2020 et leur application à l’année 2021 constituent des concessions d’ordre administratif dans le cadre de leur application. Les employés qui travaillaient déjà de la maison avant la pandémie doivent appliquer la méthode détaillée pour demander la déduction pour 2021.

Processus temporaire (mis à jour) de demande de déduction pour frais de bureau à domicile

Pour les employés qui ont travaillé à domicile en 2021 en raison de la pandémie, l’ARC a simplifié le processus en :

• assouplissant l’exigence relative au contrat d’emploi et en adoptant une définition simplifiée de ce qu’on entend par travailler « principalement » de la maison pendant la pandémie;
• permettant temporairement aux employés de demander une déduction à taux fixe pour 2021 à certaines conditions sans leur imposer de calcul détaillé;
• publiant des outils, des formulaires et des lignes directrices en ligne pour aider les employés à demander la déduction.

Les critères d’admissibilité et les calculs à faire pour la méthode détaillée diffèrent légèrement de celle à taux fixe. Nous les expliquons dans les deux sections suivantes.

Méthode à taux fixe temporaire : critères d’admissibilité et calculs

En vertu de la méthode à taux fixe temporaire, les employés ont droit à une déduction pour 2021 s’ils satisfont à toutes les conditions suivantes :

• avoir travaillé de la maison en 2021 en raison de la pandémie;
• avoir travaillé de la maison plus de 50 % du temps pendant au moins quatre semaines consécutives au cours de l’année;
• demander une déduction seulement pour les frais de bureau à domicile (ne pas demander de déduction pour d’autres dépenses d’emploi);
• ne pas avoir obtenu de remboursement intégral de leur employeur pour la totalité de leurs frais de bureau à domicile.

L’employé admissible qui applique la méthode à taux fixe temporaire peut demander une déduction de 2 $ pour chaque jour où il a travaillé de la maison en 2021 en raison de la pandémie de COVID-19, jusqu’à concurrence de 500 $. Ce montant remplace le montant réel payé par l’employé en frais de bureau à domicile, comme le loyer, l’électricité, les frais d’Internet, les fournitures de bureau (stylos, papier, etc.) et les dépenses de téléphonie cellulaire non remboursées.

Voici d’autres éléments dont il faut tenir compte :

• si l’employé n’était pas obligé de travailler à domicile, mais pouvait choisir de le faire en raison de la pandémie, l’ARC considérera qu’il a travaillé à domicile en raison de la COVID-19;
• l’employé qui souhaite déduire d’autres dépenses d’emploi, comme celles liées à une automobile, doit utiliser la méthode détaillée;
• l’employé qui a obtenu un remboursement pour une partie des frais peut utiliser la méthode à taux fixe temporaire s’il remplit les autres conditions;
• comptent comme autant de journées de travail à la maison en raison de la pandémie les jours pendant lesquels l’employé a travaillé de la maison à temps plein ou à temps partiel, mais non les jours de congé (vacances, maladie, etc.).

Bien qu’elle donne droit à une déduction limitée, la méthode à taux fixe temporaire comporte certains avantages :

• l’employé qui choisit la méthode temporaire n’a pas à demander à son employeur de remplir et de signer un formulaire T2200 ou T2200S – il doit cependant défaire de son mieux pour consigner le nombre de jours travaillés à la maison;
• l’employé n’a pas à établir les dépenses admissibles ni à garder de reçus;
• l’employé qui a travaillé, pendant une partie de l’année – à l’occasion seulement mais non principalement –, de la maison pourra demander la déduction pour ces journées s’il répond aux conditions applicables.

Les employés doivent utiliser le Formulaire T777S, État des dépenses d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19, pour déclarer qu’ils utilisent la méthode à taux fixe et pour calculer leur déduction.

Méthode détaillée : critères d’admissibilité et calculs

Selon la méthode détaillée, les employés peuvent demander une déduction pour la partie liée à l’emploi des montants réels qui ont été payés en frais de bureau à domicile. Bien que ces règles temporaires soient simplifiées, les calculs demeurent essentiellement les mêmes que pour les employés qui doivent généralement travailler à domicile (pandémie ou non).

Selon la méthode détaillée, les employés ont droit à la déduction s’ils satisfont à toutes les conditions suivantes :

• avoir travaillé de la maison en 2021 en raison de la pandémie ou parce que l’employeur leur a demandé de le faire;
• avoir dû assumer des dépenses qui se rattachent à leur espace de travail à domicile et qui sont directement liées à leur travail;
• et soit :
  • avoir travaillé « principalement » (plus de 50 % du temps) à domicile pendant au moins quatre semaines consécutives, soit
  • avoir utilisé l’espace de travail exclusivement aux fins de tirer un revenu d’emploi, particulièrement pour rencontrer des clients de façon régulière et continue dans le cadre de leur travail;
• avoir reçu un formulaire T2200 ou T2200S signé par l’employeur.

L’ARC a confirmé que l’exigence de travail à domicile établie par l’employeur peut découler d’une entente verbale ou écrite. Il n’est pas nécessaire qu’elle fasse partie du contrat d’emploi. Comme avec la méthode à taux fixe, les employés qui ont eux-mêmes choisi de travailler à domicile en raison de la pandémie seront admissibles.

Les employés admissibles qui utilisent la méthode détaillée doivent d’abord établir le total de leurs dépenses admissibles, puis faire un calcul au prorata de ces dépenses (exclusion faite des fournitures de bureau) en fonction de la partie de leur domicile utilisée pour le travail, comme nous l’expliquons dans la section suivante.

Détermination du pourcentage associé à l’espace de travail

S’il veut demander une déduction pour la partie liée à l’emploi des montants réels qui ont été payés, l’employé doit d’abord calculer cette partie en fonction de la taille et de l’utilisation (pour le travail ou personnelle) de son domicile. En ce qui concerne les aires communes, comme une table de cuisine, le calcul doit tenir compte à la fois de l’espace et du temps consacrés au travail.

Si une pièce désignée est utilisée exclusivement aux fins de l’emploi, l’employé effectuera le calcul en fonction de la surface relative de cette pièce. L’ARC fournit de nombreux exemples et lignes directrices pour déterminer quel pourcentage du domicile sert d’espace de travail. Ces exemples portent notamment sur des aires communes, des pièces désignées, des situations où plusieurs personnes travaillent dans le même domicile et des changements d’espace de travail en cours d’année.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles liées au travail à domicile comprennent les frais de bureau à domicile, dont les fournitures de bureau. Les employés doivent distinguer les dépenses qui se rattachent à l’utilisation pour leur travail de celles qui sont propres à leur utilisation personnelle.

Parmi ces dépenses admissibles figurent l’électricité, le chauffage, l’eau, les services publics, les frais d’accès à l’Internet résidentiel, l’entretien et les réparations mineures ainsi que le loyer. (Les employés à commission peuvent demander une déduction pour d’autres dépenses.)

Ne sont pas admissibles les intérêts hypothécaires, les versements en capital d’un prêt hypothécaire, les frais de connexion à l’Internet résidentiel, le mobilier (chaises de bureau et bureaux) et les dépenses en capital (remplacement des fenêtres, des planchers, de la chaudière). Pour déterminer le montant déductible, les frais de bureau à domicile sont répartis selon le pourcentage du domicile qui est utilisé comme espace de travail (comme nous l’avons expliqué ci-dessus).

Si l’employeur demande à l’employé de payer des fournitures de bureau ou certaines dépenses de téléphonie, il se peut que l’employé puisse déduire ces dépenses. Sur son site Web, l’ARC affiche une liste détaillée de ce qui peut être déduit ou non en fait de fournitures de bureau et de dépenses de téléphonie. Il n’est pas nécessaire de faire un calcul au prorata comme pour les autres frais de bureau à domicile.

De façon générale, pour donner droit à une déduction, le coût des fournitures doit se rapporter à des articles utilisés dans le cadre du travail et dont les réserves peuvent s’épuiser, comme le papier et l’encre. Le coût d’articles conçus pour durer davantage, comme les calculatrices et les câbles d’ordinateur, n’est pas déductible, même s’il est relativement peu élevé. L’ARC se montre très stricte dans l’application de ces règles.

Calcul des frais de bureau à domicile admissibles

Une fois établis le facteur de répartition pour les coûts autres que les fournitures et la somme des coûts, l’employé peut déterminer la portion de chaque type de coût qui est admissible à la déduction. Seules les dépenses engagées pendant les périodes de télétravail peuvent entrer dans le calcul.

Pour les employés qui utilisent la méthode détaillée, l’ARC a publié des lignes directrices sur les critères d’admissibilité, l’utilisation de l’espace de travail et les dépenses admissibles. L’ARC a aussi un calculateur en ligne qui guide l’utilisateur dans le calcul de la déduction pour frais de bureau à domicile en vertu de la méthode détaillée, notamment pour les calculs au prorata.
Une question revient souvent : celle du calcul du montant correspondant aux frais d’accès Internet qui se rapportent au travail. Le calculateur de l’ARC répartit ces coûts à la manière d’autres coûts tels que l’électricité ou le chauffage (c’est-à-dire en fonction du pourcentage qu’occupe dans le domicile l’espace de travail). L’ARC nous a confirmé qu’elle permettra aux employés d’utiliser une autre méthode raisonnable pour ce calcul, dans la mesure où toutes les conditions suivantes seront remplies :

• le coût du forfait est raisonnable;
• le coût du forfait a été réparti d’une manière raisonnable entre l’utilisation pour le travail et l’utilisation personnelle;
• l’employé est en mesure de justifier la consommation de données qui ont été utilisées directement pour l’exécution des tâches liées à son travail.

Les frais que l’employé a ainsi calculés doivent être inscrits à la ligne 9270 (« Autres frais ») du formulaire T777 ou T777S. De plus, s’il utilise le calculateur en ligne, il doit éviter d’entrer dans la case « Total de l’électricité, du chauffage, de l’eau et frais d’accès à l’Internet résidentiel » les frais d’accès Internet du domicile, car ce total est calculé au prorata du pourcentage du domicile utilisé comme espace de travail.

Une autre question brûlante touche les frais de copropriété. L’ARC a précisé que l’employé peut demander une déduction pour la partie de ces frais qui se rapporte à l’électricité, au chauffage et à l’eau consommés dans son unité de logement, calculée de façon raisonnable. Il pourrait être difficile pour la plupart des contribuables de calculer la partie des services publics des frais de copropriété, car ils devront recueillir ces informations dans les états financiers du syndicat des copropriétaires. L’Agence nous a indiqué que, pour aider les contribuables, elle acceptera que l’administrateur de la copropriété fournisse les informations dont il dispose au moment de la demande : celles de l’exercice visé ou celles de l’exercice précédent.

Les employés qui utilisent la méthode détaillée doivent conserver des pièces justificatives, notamment un formulaire signé T2200S ou T2200.

La demande de déduction pour les frais de bureau à domicile et pour d’autres dépenses d’emploi (comme les frais d’automobile) doit être faite au moyen du formulaire T777, État des dépenses d’emploi; mais dans le cas d’une demande de déduction pour frais de bureau à domicile seulement, mieux vaut utiliser le formulaire simplifié T777S.

Choix de la méthode qui donne le meilleur résultat

Comme c’est souvent le cas en fiscalité, la meilleure approche doit être établie au cas par cas, notamment en fonction des réponses aux questions ci-dessous.

• Êtes-vous locataire? S’ils utilisent la méthode détaillée, les locataires obtiennent dans la plupart des cas des dépenses admissibles plus élevées que les propriétaires. Les intérêts hypothécaires ne sont généralement pas déductibles, et des coûts comme l’assurance habitation et les impôts fonciers ne sont déductibles que pour les employés à commission. Toutefois, de telles dépenses sont indirectement reflétées dans les loyers, ce qui veut dire que la somme qu’utilisent les locataires comme point de départ est généralement beaucoup plus élevée.
• Êtes-vous propriétaire? Le montant de 2 $ par jour peut sembler faible, mais si vos dépenses admissibles se limitent essentiellement aux services publics et à l’accès Internet, vos coûts réels au prorata pourraient s’avérer comparables.
• Qu’est-ce qu’un montant raisonnable pour l’accès Internet? Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, le calculateur de l’ARC répartit les frais d’accès Internet en fonction de l’espace consacré au travail, comme pour d’autres coûts. L’application d’une autre méthode raisonnable pourrait donner lieu à une déduction un peu plus élevée que celle obtenue avec l’approche fondée sur le taux fixe.
• Avez-vous droit à une déduction seulement en vertu d’une des deux méthodes? Certains employés peuvent avoir droit à une déduction en vertu d’une des deux méthodes seulement. Par exemple, un employé qui souhaite demander une déduction pour frais d’automobile doit utiliser la méthode détaillée, tandis qu’une personne qui travaille au domicile de ses parents n’est admissible qu’en vertu de la méthode à taux fixe temporaire.
• Avez-vous travaillé au bureau en 2021? Dans un exemple, l’ARC traite d’une situation où une personne (prénommée Kumi) a travaillé de la maison pendant deux mois consécutifs (avril et mai) pour ensuite travailler à temps partiel pendant le reste de l’année, principalement au bureau. Avec la méthode détaillée, cette personne ne pourra déduire que les dépenses d’avril et de mai; les dépenses des journées travaillées à la maison après le mois de mai, elles, seront déduites avec la méthode à taux fixe.
• Quelle méthode est plus simple et moins dispendieuse? Si vous y avez droit, la méthode à taux fixe est plus simple à utiliser et ne nécessite pas de formulaire T2200. Pour les personnes qui font préparer leur déclaration de revenus par un professionnel, elle peut aussi s’avérer moins coûteuse, selon la rémunération convenue et le travail que supposerait la présentation d’une déduction selon la méthode détaillée.

L’ARC a fourni des lignes directrices détaillées, notamment une Foire aux questions, et des outils en ligne pour aider les employés à suivre ces règles et à décider quelle méthode convient à leur situation. Elle a aussi mis à jour une ressource utile, le guide intitulé Dépenses d’emploi (T4044), en fonction des règles applicables pour 2021.

FORMULAIRE T2200 : CONSIDÉRATIONS POUR LES EMPLOYEURS

L’ARC continuera d’exiger le formulaire T2200 ou T2200S de tout employé qui souhaite utiliser la méthode détaillée pour demander la déduction. Nous résumons ici les grandes préoccupations des employeurs parce qu’elles demeurent pertinentes pour 2021.

Quel formulaire utiliser?

Comme nous l’avons vu ci-dessus, seuls les employés qui veulent utiliser la méthode détaillée auront besoin d’un formulaire T2200 ou T2200S. Si l’employé a travaillé à domicile uniquement en raison de la pandémie, l’employeur peut lui fournir un formulaire T2200S. Pour les membres du personnel ayant d’autres dépenses, comme celles liées au travail à domicile en général (c’est-à-dire avant la pandémie), des frais de déplacement ou d’autres coûts, le formulaire T2200 standard est requis. L’ARC a mis à jour le formulaire T2200 le 18 janvier 2022, mais malheureusement, elle n’a pas reproduit le nouveau libellé relatif au travail à domicile du formulaire T2200. Dans le formulaire T2200 révisé, la question s’y rapportant se lit ainsi : « Selon son contrat d’emploi [en vertu du contrat de travail ou d’une entente écrite ou verbale], l’employé devait-il utiliser un espace de sa maison consacré au travail à domicile? ». Nous avons demandé à l’ARC de fournir des lignes directrices pour les personnes qui ont travaillé à domicile en raison de la pandémie, mais qui avaient aussi d’autres dépenses d’emploi déductibles. Dans un tel cas, nous estimons que la meilleure approche consisterait à remplir le formulaire T2200 uniquement pour les frais autres que les frais de bureau à domicile (sans répondre à la question 10 et sans fournir de renseignements connexes) et à fournir à l’employé un formulaire T2200S pour les frais de bureau à domicile comme pour d’autres membres du personnel. Nous attendons les commentaires de l’ARC sur cette question, mais l’approche que nous avons suggérée est à notre avis raisonnable.

Responsabilités de l’employeur

Ainsi, les employés qui veulent utiliser la méthode détaillée doivent obtenir un formulaire T2200 ou T2200S. L’employeur devra décider s’il compte préparer un formulaire (généralement le formulaire T2200S) pour tout employé qui pourrait se prévaloir de la méthode détaillée ou seulement pour les employés qui le demandent.

L’ARC explique que les employeurs peuvent générer les formulaires T2200S par voie électronique s’ils remplissent certaines conditions. Pour les aider à le faire, l’ARC a publié une version modifiable du formulaire et le fichier XML correspondant. L’Agence a par ailleurs confirmé qu’elle acceptera une signature électronique.

Personne autorisée

Selon l’ARC, il revient à l’employeur de désigner une personne autorisée à attester les informations figurant dans les formulaires T2200 et T2200S. L’Agence n’exige pas que le formulaire soit signé par un « dirigeant » autorisé. Les coordonnées de cette personne devront être fournies pour permettre à l’ARC de communiquer avec elle au besoin; il s’agit donc d’un facteur dont l’employeur doit tenir compte pour désigner la personne choisie.

Interaction avec la politique de l’ARC de remboursement de l’équipement de bureau à domicile jusqu’à concurrence de 500 $

De nombreux employeurs remboursent des dépenses à leurs employés et se prévalent de la politique temporaire de l’ARC en matière de remboursement de l’équipement de bureau à domicile pour 2020 et 2021. Dans bien des cas, une partie des dépenses se rapportent à des fournitures (dont le remboursement ne serait pas considéré comme un avantage si elles sont utilisées dans le cadre de l’emploi) et d’autres dépenses sont liées à de l’équipement ou à du matériel (bureaux, chaises, moniteurs, etc.), lesquelles ne sont pas déductibles à titre de dépenses d’emploi.

L’ARC a confirmé que, si un employé a obtenu le remboursement de l’équipement de bureau ou du matériel informatique et que la totalité de ces dépenses NE sont PAS admissibles à une déduction à titre de dépenses d’emploi, l’employeur doit répondre « Non » à la question 2 (« Avez-vous remboursé ou rembourserez-vous à cet employé certaines de ses dépenses liées à son travail à domicile? ») du formulaire Déclaration des conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19 (T2200S).

Employés qui devaient déjà travailler à domicile avant la pandémie

Les nouvelles mesures ne s’appliquent pas aux employés qui travaillaient déjà de la maison avant la pandémie et qui ont déjà demandé une déduction pour des frais à ce titre. Pour ces personnes, les employeurs doivent suivre leurs processus habituels pour préparer un formulaire T2200.

Avertissement

Les opinions et les points de vue exprimés dans cet article sont ceux de l’auteur et ne représentent pas nécessairement ceux de CPA Canada.