Pourquoi une saine gestion financière pendant toute l’année peut aider votre entreprise
Un CPA peut renseigner les propriétaires de PME sur certains incitatifs fiscaux, déductions et crédits d’impôt qu’ils pourraient ne pas connaître. (Getty Images/shapecharge)
Tout CPA vous dira que de nombreux propriétaires de PME ont du mal à s’y retrouver dans la tenue des livres et la comptabilité.
« Selon moi, c’est une tenue de comptes déficiente qui est le principal problème », indique Brian J. Quinlan, CPA et associé chez Campbell Lawless, à Toronto. « Ces tâches peuvent être fastidieuses, et les propriétaires ne leur accordent pas toujours assez d’importance. Résultat : la confusion règne quand vient le temps d’aller voir le comptable. »
Si vous souhaitez mettre de l’ordre dans les finances de votre entreprise, voici quelques conseils judicieux de CPA, experts en la matière.
1) ENVISAGEZ DE CONSTITUER VOTRE ENTREPRISE EN PERSONNE MORALE
Parlez d’abord à un CPA, car la constitution en personne morale peut avoir une incidence déterminante sur l’admissibilité à des incitatifs fiscaux et à des déductions d’impôt. Un CPA pourra vous dire si opter pour une entité juridique est la bonne décision pour vous sur le plan de la gestion de la responsabilité et des risques.
« Par exemple, si une entreprise constituée en société est vendue, une exonération des gains en capital s’applique », explique M. Quinlan. « Et si une telle entreprise est en difficulté et doit être liquidée, des règles spéciales permettent de déduire une perte. »
Le propriétaire pourrait aussi bénéficier d’une protection financière, car les dettes de la société pourraient être limitées.
Les crédits d’impôt à l’investissement pour les activités de recherche et de développement favorisent également les sociétés privées sous contrôle canadien, ajoute-t-il. « Ils peuvent contribuer à réduire le taux d’imposition, mais seules les personnes morales peuvent obtenir un crédit pour [la RS&DE,] le plus important incitatif accordé par le gouvernement fédéral. »
2) ÉCHELONNEZ VOTRE PLANIFICATION FISCALE SUR TOUTE L’ANNÉE
Il est toujours préférable d’inscrire ses pratiques comptables dans un processus annuel. Souvent, il est primordial de faire les choses au bon moment, précise M. Quinlan. Sans quoi, « vous risquez de passer à côté d’une déduction ou de payer trop d’impôt trop tôt. »
La pandémie a brouillé les cartes pour de nombreux propriétaires d’entreprise. La liste des mesures incitatives et des conditions à respecter est longue, et il est facile d’omettre quelque chose, explique M. Quinlan. « Si vous ne posez pas de questions à votre CPA, certains de ces incitatifs pourraient vous échapper. »
Bernie Keim, un CPA en exercice à London, en Ontario, affirme qu’avec les crédits et les incitatifs liés à la COVID-19, l’exactitude de la tenue des comptes est plus cruciale que jamais. « Ces programmes ont ajouté un degré de complexité à la comptabilité des entreprises », dit-il. « Si vous négligez une tenue de comptes précise pour l’année, vous risquez de manquer le coche. »
« Il ne faut pas penser aux impôts seulement une fois par année, quand le sujet revient dans l’actualité », soutient Kim Moody, CPA, chef de la direction de Moodys Tax Law à Calgary et auteur de Making Life Less Taxing. « Il existe plusieurs bons logiciels pour gérer les tâches de comptabilité courantes tout au long de l’année, il n’y a donc pas d’excuse qui vaille. »
Le suivi des dépenses doit toujours se faire en temps réel, conseille-t-il. « L’ARC exige de vrais reçus et factures. Une facture de Bureau en gros qui n’est pas détaillée ne passe pas », poursuit M. Moody. « Comment se rappeler à la fin de l’année les circonstances d’un repas payé en février? La recherche des renseignements manquants après coup est ardue. »
3) NE MÉLANGEZ PAS VOS FINANCES PROFESSIONNELLES ET PERSONNELLES
Il est assez courant pour les propriétaires de petites entreprises de mélanger finances personnelles et professionnelles, constate M. Keim. « Le premier conseil que je donne à mes clients est de ne jamais utiliser un compte bancaire personnel pour des dépenses professionnelles et de ne pas transférer d’argent entre les deux types de comptes, même lorsqu’il s’agit d’une entreprise individuelle. Quand on commence à le faire, la situation peut devenir assez chaotique », explique-t-il.
Cette règle est encore plus importante lorsqu’il s’agit d’une personne morale. Si c’est le cas, pensez à vous verser des dividendes ou un salaire pour vos besoins personnels. Dans une telle situation, le salaire est imposable pour le particulier, mais la société devrait être en mesure de le déduire.
Le suivi des dépenses est une question particulièrement épineuse, souligne M. Keim. « L’une de mes bêtes noires est quelqu’un qui achète de l’essence pour un camion, puis ajoute une barre de chocolat sur le même reçu. Il faut tout séparer », insiste-t-il.
« Les gouvernements ne voient pas d’un bon œil les contribuables qui déclarent des frais personnels comme des dépenses professionnelles », observe M. Moody. « Discuter des affaires avec votre tendre moitié au cours d’un dîner ne donne pas droit à une dépense déductible. Le fait de soi-disant tenir une réunion là où l’on va en fait en vacances, non plus. »
La rétribution de services rendus par des membres de la famille est un véritable écueil pour les petites entreprises, note Hugh Neilson, CPA chez Kingston Ross Pasnak, à Edmonton, et membre du comité de rédaction de Video Tax News. Elle est possible, mais il faut s’y prendre correctement.
« Si tout l’argent sort de la même poche, vous devez suivre de près les tâches effectuées, savoir combien de temps cela leur a pris, ce que vous avez payé à l’heure et si c’est un chiffre réaliste qui correspond à ce que vous auriez payé à un tiers », dit-il. « Il faut faire preuve d’une grande vigilance lorsqu’on rémunère des membres de sa famille. »
4) CONTINUEZ DE TRAVAILLER AVEC VOTRE CPA
En rencontrant votre CPA deux ou trois fois par an pour obtenir des conseils, vous aurez l’information nécessaire en temps voulu, précise M. Moody. « Votre situation fiscale pourrait être meilleure que vous ne le pensez. »
Parfois, les propriétaires d’entreprise craignent de se retrouver avec une facture de 1 000 $ après une simple conversation de 15 minutes, ajoute-t-il. « N’oubliez pas que beaucoup de CPA offrent des consultations initiales gratuites. On ne veut jamais avoir à dire à quelqu’un : “Vous auriez dû me parler avant de prendre cette décision”. »
En cas de doute, il peut être utile de s’asseoir avec un CPA et de passer en revue un premier mois de tenue des registres pour voir ce que vous pourriez améliorer, souligne M. Neilson. « Si vous croyez que le prix d’un bon conseil est élevé, sachez que vous passer de conseils pourrait vous coûter bien plus cher. »
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