Des applis pour transformer vos services

Ces dernières années, les plateformes de comptabilité se sont grandement développées et elles sont aujourd’hui mieux acceptées par la profession. (Getty Images/Adene Sanchez) 

Vous voulez accélérer le long processus de la tenue de comptes ou aider vos clients à automatiser le suivi de leurs débiteurs? Il existe de plus en plus de solutions de technologie financière destinées à simplifier la tenue de comptes de vos clients (et la vôtre), la préparation de déclarations fiscales et d’autres pratiques d’affaires.

« Depuis six ans, les plateformes de comptabilité se sont grandement développées et elles sont aujourd’hui mieux acceptées par les professionnels et leurs clients », constate Obed Maurice, CPA, associé chez Avail CPA, cabinet comptable virtuel de Lethbridge (Alberta). « Cette reconnaissance des avantages des plateformes a engendré une forte croissance de l’écosystème des applications. Et l’intégration entre ses composantes ne cesse de s’améliorer. »

Voici quelques-unes des applications de tenue de comptes les plus prisées sur le marché ainsi que certains facteurs à considérer au moment de faire votre choix.

DE NOUVEAUX OUTILS DE TRAVAIL

La tenue de comptes est l’un des premiers domaines d’exercice qui a été automatisé, rappelle Marc-André Paquette, CPA, directeur de projets, Surveillance et gouvernance d’entreprises à CPA Canada. « La proposition de valeur a complètement transformé les affaires », précise-t-il.

Quand vient le temps de choisir des outils pour le cabinet qu’il a cofondé, LiveCA, Chad Davis (qui est aussi coanimateur du balado AutomationTown) déclare : « Il est important de connaître les autres solutions pour pouvoir déterminer plus efficacement l’incidence qu’elles auront sur vos activités. »

Voici quelques applis utiles qui, selon les experts, peuvent transformer la tenue de comptes :

• Keeper pour QuickBooks en ligne aide les comptables à organiser leurs processus de tenue de comptes au moyen de listes de contrôle, de portails clients et de rapports sur les indicateurs clés de performance. L’appli permet aussi d’ajouter d’autres éléments comme des rapports de la direction et un suivi des échéanciers.
• Make (anciennement Integromat) permet aux comptables de personnaliser les flux de données entre les applications. L’appli extrait les renseignements financiers importants des logiciels-services comme Google Sheets, Xero ou QuickBooks en ligne et Gmail, et permet aux professionnels des déplacements de données qui n’étaient auparavant possibles que dans des applis personnalisées et des intégrations sur mesure. « Vous n’êtes pas un développeur, mais avec Make, cela n’aura pas d’importance grâce aux outils de création de processus à glisser et à déposer, faciles à utiliser », résume Chad Davis.
• Plooto s’intègre à QuickBooks en ligne et à Xero pour gérer les paiements courants avec une grande précision et transparence. « Quand on l’associe à Helm, l’appli permet de prévoir et de gérer facilement les flux de trésorerie d’un client », explique Obed Maurice.
• Avec Rewind, les comptables peuvent sauvegarder, copier et restaurer leurs données stockées dans des logiciels-services et le nuage pour QuickBooks en ligne. « Si quelqu’un crée un grand nombre de transactions ou fait beaucoup d’erreurs, Rewind vous permet de retourner à un moment précis dans le temps », dit Chad Davis.
• Zapier offre des fonctionnalités comparables à celles de Make.com, « mais cette option plus populaire permet d’automatiser les processus très rapidement. C’est un excellent outil de démarrage », dit Chad Davis.
• Pour la comptabilité des activités de commerce électronique, l’appli A2X pour Xero et QuickBooks en ligne est conçue pour les opérations omnicanal de vente sur Amazon, eBay, Shopify, la plateforme de Walmart ou Etsy. Elle centralise les données et permet ainsi aux comptables de faire le suivi des paiements, des crédits et de tout autre élément important relatif à la tenue de comptes pour exporter les données vers leur système comptable. « Il y a d’autres acteurs sur le marché, mais A2X a une nette longueur d’avance sur la plupart d’entre eux », soutient Chad Davis.
• Loop, une plateforme bancaire transfrontalière, permet aux clients de faire des affaires et de payer leurs factures dans cinq monnaies différentes, ce qui évite les frais de change sur ces paiements.
• Créé par Avail CPA, le service CliQue Advisor aide à analyser le rendement des clients et à en faire le suivi en un même lieu. « On peut filtrer le rendement en fonction de différents indicateurs clés et cibler les clients qui s’en sortent bien ou ceux qui ont besoin d’aide », poursuit Obed Maurice.
• Float est un autre outil de paiement offert au Canada. L’appli propose une carte prépayée qui s’intègre à QuickBooks et à Xero. Comme cette solution ne repose pas sur le crédit, vous pouvez déposer autant que vous voulez dans le compte. « C’est un excellent instrument de tenue de comptes : les dépenses ne sont pas portées sur des cartes de crédit personnelles, et les entreprises peuvent créer des cartes virtuelles sur demande », dit Chad Davis.
• Clio, une appli qui peut être intégrée à QuickBooks en ligne, est utile pour les comptables qui travaillent pour des cabinets d’avocats.

LA PRUDENCE AVANT TOUT

Au moment de faire votre choix, ne vous fiez pas uniquement aux recommandations d’autres personnes, suggère Chad Davis. « Vous devez bien comprendre quelle incidence cette application aura sur vous, votre équipe et vos procédures. Vous devez en soupeser tous les avantages et inconvénients. Rien de tel que d’essayer l’outil avant de prendre votre décision pour déceler tout aspect négatif. »

« Vous devez décider ce que vous recherchez pour vos clients et pour votre cabinet, puis passer les différentes options en revue, explique Obed Maurice. En comptabilité, il y a une solution pour presque chaque situation, il s’agit simplement de trouver la combinaison qui fonctionne pour vos clients et pour vous. »

Posez-vous les questions suivantes :

1. Quelle est votre proposition de valeur et comment définissez-vous l’expérience utilisateur?
2. Quel niveau de soutien recherchez-vous?
3. Avez-vous mis en place un processus d’évaluation?
4. Les applications sont-elles destinées à votre type de clientèle?
5. Est-il possible d’obtenir des subventions? (Obed Maurice recommande aux CPA de se renseigner sur le nouveau Programme canadien d’adoption du numérique du gouvernement fédéral à l’intention des PME.)

LA FORMATION ET LA SÉCURITÉ : DES FACTEURS ESSENTIELS

Marc-André Paquette souligne aussi l’importance de la formation en matière de technologie financière. « Vous devez envisager des possibilités d’apprentissage et de formation pour divers profils, des comptables débutants aux associés. Ils devront savoir d’où vient l’information et s’ils peuvent se fier à cet outil. »

Il faut également prendre en compte la sécurité. « Avec la technologie financière, tous les processus sont dans le nuage. Les enjeux de cybersécurité liés à la circulation de l’information requièrent donc une plus grande attention. Pensez-y au moment de parler au fournisseur. Un bon fournisseur sera en mesure de répondre à vos questions ou vous mettra en communication avec une personne qui peut le faire. »

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